«Онлайн-касса» - муки выбора.
А вот если Вы индивидуальный предприниматель (ИП) и сейчас лично занимаетесь торговлей в своем небольшом магазине или отделе, не привлекая работников по трудовому договору, то этот материал для Вас. Время летит быстро, и не за горами 1 июля 2019г. А это повод для грусти - до этого срока федеральный закон 54ФЗ требует от Вас, ИП, обзавестись кассовым аппаратом и зарегистрировать его в ФНС. Грустить, понятно, есть о чем - затраты и заботы. Сколько-то минимизировать их - задача этой статьи.
Для начала совет №1: составьте себе хотя бы поверхностное представление о работе системы в целом. Если этого представления нет - сейчас исправим.
Онлайн-касса потому так и называется, что через интернет сразу передает информацию из пробитого чека на сервер оператора фискальных данных (ОФД). Пользователь кассы может «любоваться» своими продажами в личном кабинете ОФД, но и налоговая служба (ФНС) будет, имея доступ к серверу, интересоваться Вашими успехами в труде. Способ подключения кассы к интернету возможен проводной, Wi-Fi,через SIM-карту (как у мобильного телефона), но по конкретной модели кассы надо уточнять. Если связь с ОФД через интернет пропадает - ничего страшного. Касса может до 30 дней накапливать информацию в своей памяти - фискальном накопителе (ФН) - и после восстановления связи все передаст на сервер ОФД. У кого-то торговая точка вне зоны покрытия (интернета нет). Выясняете в Вашей налоговой службе, так ли это, и работаете в режиме без передачи данных. Вся информация в этом случае копится в памяти кассы.
А теперь спустимся из «облачных» технологий ближе к прилавку, где уже ждет совет №2. Нужно выяснить для себя, какой тип кассового аппарата Вам нужен. Существуют фискальные регистраторы, автономные кассы, моноблоки и POS-системы. Последний тип отбрасываем из рассмотрения – он для крупных торговых предприятий.
Начнем с фискальных регистраторов (ФР) . Основные функции у них – хранить в памяти информацию о кассовых операциях, передавать её на сервер ОФД и выводить на печать в виде чека. Нет у ФР ни клавиатуры, ни индикатора, и работать они могут только под управлением компьютера. Компьютер может быть не только в стационарном варианте – с системным блоком, монитором, клавиатурой, – но и в виде ноутбука, планшета или даже смартфона. Именно компьютер и установленное в нем программное обеспечение управляют кассой и позволяют вести учет товаров, аналитику, а кассовый аппарат здесь просто периферийное оборудование. Если Вы уже пользуетесь, например, программой «1С», то эта программа сможет управлять и кассой. Такой выбор может оказаться оптимальным. Выбрав использование фискального регистратора, готовьтесь платить за работу и специалисту центра технического обслуживания кассовой техники (ЦТО), и программисту. В качестве конкретного варианта можно рассмотреть «Атол-30ф». Он сравнительно недорогой, может выполнять все стандартные функции и адаптирован к работе с «1С».
Переходим к автономным. Типичный пример «Меркурий-185ф». Для тех, кто ранее пользовался кассами до отмены их обязательного применения, здесь внешне всё привычно и просто. Кнопочная клавиатура, питание от аккумулятора, если проблема с электрической сетью, малые габариты, минимальная цена. А возможностей у этой модели немало. Он взаимодействует с интернетом как по Wi-Fi, так и через встроенный модем (вставляется SIM-карта), можно подключать сканер штрих-кода, банковский терминал. Общаться и платить за работу придется только специалисту ЦТО – он справится и с программным обеспечением, и с «железом». Большой плюс «Меркурия» – он может работать и как фискальный регистратор. До 2021 г. ИП может работать без наименования товара в чеке (за исключением подакцизных, маркированных товаров), а затем можно будет перейти в режим ФР. О недостатках автономных касс. Работа с наименованиями товара в чеке по коду товара примитивна. Все товары нумеруются и кассир по списку пробивает нужный – это вчерашний день. Выход – применение сканера штрих-кода. Автономные кассы не дают помощи в товароучете, потребителю сложно самому вносить информацию о товарах, малоперспективны в будущем. Если перечень товаров или услуг минимален, например оплата аренды, оплата образовательных услуг, то применение оправдано.
Моноблоки – появились позднее и отражают потребности широкого круга пользователей малого и среднего бизнеса. Типичные примеры моноблоки компаний «Дримкас» и «Эвотор» (последние называют их смарт-терминалы). В одном корпусе реализовано всё необходимое. ФН хранит и передает информацию, принтер печатает чеки, сенсорный экран отображает информацию и служит клавиатурой (как в планшете), есть варианты и с клавишами (онлайн-касса «Ф Дримкас»). Реализованы варианты подключения к интернету и Wi-Fi и через SIM-карту. Можно подключать весы, сканеры штрих-кода, банковские терминалы, денежные ящики. Важно, что применена своя кассовая и товароучетная программа. Удобно заносить информацию о товарах. Считали штрих-код товара, а касса из интернета уже предлагает наименование. Остается внести его в базу. Компьютер не нужен. Полноценное рабочее место кассира обеспечено как и при работе с ФР и компьютером, но дешевле. У пользователя больше возможностей самостоятельно решать вопросы без привлечения специалистов, а это экономия.
Итак, Вы определились с типом онлайн-кассы. Теперь надо задуматься о том, а что с ней делать после покупки – нужно же думать на шаг вперед. Здесь уместен совет №3: надо определить, кто будет вводить кассу в эксплуатацию и регистрировать её в ФНС. Законом 54ФЗ не предусмотрено обязательное обслуживание кассовой техники в ЦТО, есть только требование заключить договор с ОФД, на серверах которого будут храниться Ваши данные. Придется заплатить по этому договору около 3000 руб. в год. Получается, что Вы можете сами и ввести кассу в эксплуатацию и зарегистрировать её, тем более что инструкции производители предоставляют. На практике сделать это не так просто, рискованно, а иногда невозможно. Программное обеспечение купленной кассы зачастую может быть неактуальным, и его нужно обновить (не все прошивки в открытом доступе). Неверный ввод реквизитов чреват потерей ФН, а это около 12000 руб. (для ФН на 36 месяцев). Ну а если Вы вникли во все нюансы кассового дела, то впору бросать торговлю носками и открывать ЦТО.
Подход производителей и ОФД к конечным пользователям касс тоже характерен. У них есть службы технической поддержки. Но на вопрос чуть повышенной сложности по какой-то технической проблеме Вас отошлют в ближайший ЦТО. Вот и третий совет направляет Вас в ЦТО.
Итак, Вы на верном пути. Имея общее представление о том, что Вам нужно, направляетесь в ЦТО. По пути на улице встречаете кассового мастера, который ранее ходил к Вам по обслуживанию касс. Улыбнитесь ему пошире, он Вам еще пригодится – и это совет № 4. По старой памяти мастер даст дельную рекомендацию. В ЦТО Вас проконсультируют по конкретным моделям и продадут нужную именно Вам кассу. Можно поступить и хитрее: выяснить в ЦТО, какая нужна касса, и купить ее в интернет-магазине дешевле. Потом приходите в ЦТО её запускать. Хоть и чуть меньше (торговой наценки от продажи нет), но всё равно будут Вам рады и введут кассу в эксплуатацию.
Наконец, совет №5. Не откладывайте покупку и регистрацию кассы на июнь 2019 г. Будет толчея, очередь, нервотрёпка, зависание компьютеров. Всё это будет, но Вы, если учтёте все советы, будете проходить мимо очереди с улыбкой – всё уже сделано.
Сладкое на десерт: государство обещает компенсировать затраты, связанные с покупкой кассового аппарата, в размере не свыше 18000 руб. в виде налогового вычета.
Тимур Тибетов 14.03.2019 г.